الأخصائي المعتمد في الأعمال المكتبية والإدارية

أولاً: أهداف البرنامج

يهدف هذا البرنامج إلى تأهيل المشاركين للعمل بكفاءة في البيئات المكتبية والإدارية الحديثة، من خلال تزويدهم بالمهارات والمعارف الأساسية والمتقدمة التي تمكنهم من أداء المهام الإدارية باحترافية.

بنهاية البرنامج يكون المتدرب قادرًا على:

• فهم أساسيات الأعمال المكتبية والإدارية وأدوارها داخل المؤسسات.

• تنظيم وإدارة المراسلات والملفات والسجلات الورقية والإلكترونية.

• استخدام أدوات وتقنيات العمل المكتبي الحديثة بكفاءة.

• تطبيق مهارات الاتصال الإداري الفعّال داخل بيئة العمل.

• إعداد التقارير والمذكرات الإدارية وفق المعايير المهنية.

• إدارة الوقت والمهام والأولويات بكفاءة عالية.

• التعامل مع أنظمة الأرشفة والتوثيق التقليدية والرقمية.

• دعم العمليات الإدارية اليومية بما يعزز كفاءة الأداء المؤسسي.

ثانياً: المخرجات التعليمية (Learning Outcomes)

بنهاية البرنامج، يُتوقع أن يكون المتدرب قادرًا على:

• تنفيذ المهام المكتبية اليومية بدقة وتنظيم.

• إعداد وصياغة مراسلات رسمية (خطابات، مذكرات، تقارير).

• إدارة الملفات والسجلات باستخدام أنظمة تصنيف فعّالة.

• استخدام برامج الحاسب المكتبي (Word, Excel, Outlook) في الأعمال الإدارية.

• تطبيق مهارات خدمة العملاء الداخليين والخارجيين.

• التعامل مع ضغوط العمل وتنظيم الأولويات بفعالية.

• استخدام أساليب الأرشفة الإلكترونية وحفظ البيانات.

• المساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية داخل المؤسسة.

ثالثاً: المحاور التفصيلية للبرنامج

1. مدخل إلى الأعمال المكتبية والإدارية

• مفهوم الأعمال المكتبية وأهميتها

• وظائف الأخصائي الإداري

• بيئة العمل المكتبي الحديثة

2. مهارات الاتصال الإداري

• مهارات التواصل الشفهي والكتابي

• أساليب كتابة المراسلات الرسمية

• آداب التعامل داخل بيئة العمل

3. إدارة المراسلات والسجلات

• أنواع المراسلات الإدارية

• تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية

• أنظمة التصنيف والترقيم

• الأرشفة وحفظ الوثائق

4. مهارات استخدام الحاسب في الأعمال المكتبية

• Microsoft Word: إعداد الخطابات والتقارير

• Excel: الجداول والبيانات الأساسية

• Outlook: إدارة البريد الإلكتروني والاجتماعات

5. إدارة الوقت وتنظيم العمل

• تحديد الأولويات

• أدوات تنظيم المهام

• التعامل مع ضغط العمل

• تحسين الإنتاجية

6. إعداد التقارير والمذكرات الإدارية

• هيكل التقرير الإداري

• أسلوب الصياغة المهنية

• عرض البيانات وتحليلها بشكل مبسط

7. خدمة العملاء والمهارات السلوكية

• التعامل مع العملاء والزملاء

• حل المشكلات الإدارية

• الذكاء العاطفي في بيئة العمل

8. التحول الرقمي في الأعمال المكتبية

• مفهوم المكتب الرقمي

• الأرشفة الإلكترونية

• استخدام الأنظمة الإدارية الحديثة (ERP basics)