مراقبة الوثائق وإدارة السجلات

أولاً: أهداف البرنامج

يهدف هذا البرنامج إلى تمكين المشاركين من:

• فهم المفاهيم الأساسية لإدارة الوثائق والسجلات ودورة حياتها.

• التعرف على أفضل الممارسات في تصنيف الوثائق وحفظها واسترجاعها.

• تطبيق أنظمة فعّالة لمراقبة الوثائق وضمان تحديثها وسلامتها.

• تعزيز الامتثال للمعايير والسياسات التنظيمية المتعلقة بإدارة السجلات.

• تقليل المخاطر المرتبطة بفقدان أو تسرب أو سوء إدارة الوثائق.

• استخدام الأدوات الرقمية والأنظمة الإلكترونية في إدارة الوثائق بكفاءة.

ثانياً: المخرجات المتوقعة للبرنامج

بنهاية البرنامج سيكون المشارك قادراً على:

• إعداد نظام متكامل لإدارة الوثائق والسجلات داخل المؤسسة.

• تصنيف وترميز الوثائق وفق نظام إداري واضح ومعتمد.

• تطبيق إجراءات التحكم في النسخ (Version Control) وتتبع التعديلات.

• إنشاء آليات لحفظ الوثائق واسترجاعها بسرعة وكفاءة.

• تقييم جودة نظام إدارة السجلات وتحديد نقاط التحسين.

• الالتزام بمتطلبات الحوكمة والسرية وحماية البيانات.

• استخدام أدوات رقمية (DMS / EDM) في إدارة الوثائق.

ثالثاً: المحاور التفصيلية للبرنامج

المحور 1: مقدمة في إدارة الوثائق والسجلات

• تعريف الوثائق والسجلات

• الفرق بين الوثيقة والسجل

• أهمية إدارة الوثائق في المؤسسات الحديثة

• دورة حياة الوثيقة

المحور 2: تصنيف وترميز الوثائق

• أنظمة التصنيف الإداري

• أساليب ترميز الوثائق

• بناء خطط تصنيف (Filing Systems)

• معايير التنظيم والأرشفة

المحور 3: مراقبة الوثائق والتحكم بها

• التحكم في النسخ والتحديثات

• تتبع التعديلات (Version Control)

• اعتماد الوثائق وتوثيقها

• منع الاستخدام غير المصرح به

المحور 4: إدارة السجلات والأرشفة

• مفهوم إدارة السجلات

• سياسات الاحتفاظ بالوثائق (Retention Policies)

• النقل إلى الأرشيف أو الإتلاف

• طرق الحفظ الورقي والإلكتروني

المحور 5: أمن المعلومات وسرية الوثائق

• تصنيف الوثائق حسب مستوى السرية

• إدارة الصلاحيات والوصول

• حماية البيانات من التسريب أو الفقدان

• الامتثال للأنظمة والتشريعات

المحور 6: الأنظمة الإلكترونية لإدارة الوثائق (DMS)

• مقدمة في أنظمة إدارة الوثائق

• مميزات التحول الرقمي في الأرشفة

• أمثلة على أنظمة إدارة الوثائق

• التكامل مع الأنظمة المؤسسية الأخرى

المحور 7: التقييم والتحسين المستمر

• مؤشرات قياس أداء إدارة الوثائق

• التدقيق الداخلي على السجلات

• معالجة الأخطاء وتحسين الإجراءات

• تطوير سياسات إدارة الوثائق